„Noi spunem adio sintagmei «pix cu pastă sau stilou» consacrate de mai bine de 50 de ani din normele care au reglementat securitatea si sanatatea in munca (protectia muncii) in Romania”, declara C.E.O al primei platforme de gestionare digitala a activitatii de Resurse Umane / Securitate si Sanitate in Munca / Prevenirea si Stingerea Incendiilor – SSM.ro, Petrica Muresan.
Apariția OUG 36 din 06.05.2021 referitoare la digitalizarea activitatilor de Securitate și Sănătate în Muncă si Resurse Umane reprezintă, cu siguranță, cel mai important și asteptat salt calitativ în ceea ce priveste gestionarea eficientă a acestor activități reglementate de lege.
În România, a început să se vorbească aplicat despre digitalizare în urmă cu 4 ani, când a căpătat contur ideea de a gasi soluții inteligente de gestionare a acestor activități, soluții care în acel moment aveau în vedere doar eficientizarea costurilor angajatorului, a modului în care este utilizat timpul de muncă de către specialiștii din aceste domenii, a modalitatii de instruire a lucrătorului pentru a fi protejat riscuri în aducerea la îndeplinire a sarcinilor de serviciu și de identificare a unei căi rapide, eficiente și legale care să-i faciliteze angajatorului posibilitatea de a interacționa la distanta cu proprii angajați, parteneri de afaceri sau instituții ale statului.â
Peste aceste obiective inițiale s-a suprapus ulterior apariția contextului pandemic COVID 19 care nu a ținut seama de faptul că nu suntem pregatiti deocamdată pentru a ne desfașura activitatea în alt mod decât am fost obișnuiți și care ne-a obligat să identificăm soluții care să ne permită pe de o parte să interacționam la distanță iar pe de altă parte să facem ca acest mod de a interacționa să fie unul care să respecte cerințele legale privitoare la documentele obligatoriu de a fi intocmite cu prilejul acestor interacțiuni.
Acesta este contextul în care acum 4 ani a pornit, la Brașov, construcția SSM.RO, prima platforma informatică din România care permite digitalizarea integrală a gestionării activităților privitoare la securitatea muncii, prevenirea si stingerea incendiilor si resurse umane.
Deși ideea a fost prezentată în mai multe conferințe de specialitate și în mediile profesionale pe care le deservește, aceasta a fost privită cu reticență. Ideea a stârnit controverse nu pentru că cineva ar fi avut argumente pentru a nega avantajele aduse de existenta unui astfel de concept, ci pentru că realizarea unei astfel de platforme care să îmbine cerințele legate de eficiență cu cele privind legalitatea documentelor întocmite și administrate de platformă, părea nerealizabilă.
În mod salutar, această percepție sceptică nu a existat în mediul universitar, în care, începând cu anul 2019, s-a apreciat că o astfel de idee poate face obiectul unei teze de doctorat și că poate fi dezvoltată în cadru Școlii doctorale din cadrul Universitatii Transilvania din Brașov.
Dezvoltarea, din punct de vedere tehnic, a platformei SSM.RO, a fost accelerată odată cu apariția pandemiei de COVID 19, care a impus reguli de distanțare fizică și care a obligat angajatorii să găsească soluții eficiente pentru a duce mai departe activitățile specifice propriilor afaceri, cu mentinerea distanței regulamentare între lucrători care să contribuie la prevenirea răspândirii virusului.
Acesta a fost momentul începând cu care solicitările și propunerile privind adaptarea cadrului legal din domeniile securității și sănătății în muncă și a resurselor umane, care au fost adresate forurilor decidente în domeniu (Inspecția Muncii, respectiv Ministerul Muncii și Protecției Sociale), au început să capteze atenția și să fie luate în considerare ca soluții viabile, atât pentru eficientizarea acestor activități cât și pentru asigurarea cadrului optim , astfel încât obligațiile legale ale angajatorilor care presupun întocmirea și gestionarea de documente specifice, să poată fi aduse la îndeplinire prin utilizarea tehnologiilor actuale și a mediului virtual.
Acesta este, pe scurt, istoricul platformei SSM.RO care astăzi, odată cu apariția cadrului legal privitor la digitalizare, reprezintă soluția tehnică ce permite implementarea alternativelor oferite de OUG 36 din 06.05.2021, la nivelul oricărui angajator din România, indiferent de numărul de angajați pe care acesta îl are sau de domeniul de activitate în care și-a construit afacerea.
Cadrul legal conferit de OUG 36 din 06.05.2021 este important din doua perspective: pe de o parte, conține prevederi explicite care permit utilizarea mediului online și a semnăturii electronice în emiterea și administrarea oricărui document căruia dorim să-i conferim valabilitate juridică, pe de altă parte înlătură bariera pusă de prevederile Normelor Metodologice pentru aplicarea Legii securității și sănătății în muncă, conform cărora, încă din anii 1960, impun ca în mod exclusiv, consemnarea instruirii în domeniul securității în muncă să fie facută pe suport de hârtie cu “pix cu pasta sau stilou”.
Alternativa pe care o aduce noua reglementare legală conferă posibilitatea tuturor celor care vor să utilizeze mediul online pentru gestionarea acestor activități, să o facă în deplină concordanță cu prevederile legale din domeniu și fără a se teme de posibilitatea ca documentele emise, semnate și administrate electronic să nu fie recunoscute ca fiind valabile ori ca acestea să nu producă efectele prevazute de lege.
În acest moment ne aflăm într-o situație ideală. Avem atât cadrul legal cât și soluția informatică ce permite punerea în practică a acestor prevederi legale. Aceasta înseamna că începând de astăzi, este nu doar eficient dar este și legal să emitem, transmitem, semnăm, arhivăm și să punem la dispoziția solicitanților documente electronice întocmite în conformitate cu acest cadru legal.
Revenind la platforma SSM.RO, pentru că acum 4 ani nu exista decât intenția de a supune atenției o idee care nu se bucura de existența unui cadru legal care să-i susțină materializarea, aceasta s-a dezvoltat treptat, în toată această perioadă, trecând prin toate etapele de analiză, proiectare și testare necesare pentru a putea îmbina cerințele viitorilor utilizatori, cu prevederile legale în vigoare.
Poate că tocmai lipsa cadrului legal care să permită utilizarea acestor platforme a facut ca SSM.RO să aibă timpul necesar pentru a se dezvolta în mod firesc, nefiind supusă presiunii unui termen de finalizare a funcționalității acesteia, așa cum probabil că se va întampla cu alte platforme de digitalizare, a căror construcție va începe odată cu apariția OUG 36 din 06.05.2021.
Pentru că, în acest moment nu avem termeni de comparație care să ne îndreptățească să apreciem din punct de vedere comparativ structura sau eficiența soluțiilor pe care le propune platforma SSM.RO, apreciem că aceasta este în măsură să satisfacă nevoile tuturor angajatorilor privind digitalizarea și să ofere, în acest context, o serie de funcții necesare unei gestionări cât mai eficiente și în siguranță a documentelor întocmite electronic, cu ajutorul SSM.RO .
În acest sens, din perspectiva avantajelor pe care le aduce utilizarea functiilor SSM.RO, putem mentiona
gestionarea in mod inteligent si eficient a activitatilor privitoare la securitatea si sanatatea in munca, prevenirea si stingerea incendiilor precum si cea de resurse umane emiterea, semnarea electronica in conditiile legii, transmiterea, punerea la dispozitie si arhivarea tuturor documnentelor electronice aferente activitatilor mai sus amintite asigura procedurile referitoare la protectia datelor cu caracter personal aplicabile acestor domenii de activitate pastrarea in siguranta a tuturor documentelor generate, semnate si arhivate in platforma asigura accesul fiecarui lucrator inrolat in platfoma la toate documentele pe care acesta le-a semnat, de la angajare si pana la incetarea raportului de munca
asigura posibilitatea de a efectua instruirea online a lucratorilor, in domeniile ssm si psi.
In acest sens, cu ajutorul platformei pot fi intocmite tematicile de instruire a lucratorilor, acestea putand include materiale de instruire in format text, imagine, audio, video.
De asemenea, modulul de instruire a lucratorilor permite testarea cunostintelor asimilate de catre acestia, transmiterea catre conducatorul locului de munca si, ulterior, celui care verifica efectuarea instruirii, fisa de instruire si testul aferent acesteia pentru semnare si analiza a timpului alocat instruirii si a dificultatilor intalnite de lucratori in procesul de instruire.
Generarea de rapoarte si statistici privitoare la persoanele instruite / neinstruite constand in timpul alocat de acestia pentru parcurgerea instruirilor, timpul alocat parcurgerii testului de verificare a cunostintelor asimilate, numarul de raspunsuri corecte / gresite precum si numarul de teste parcurse pentru atingerea punctajului minim cerut pentru ca instruirea sa fie incheiata.
Toate aceste rapoarte / statistici au rolul de a servi unei evaluari corecte a complexitatii materialului de instruire raportat la nivelul de pregatire / percepere a lucratorului instruit, astfel incat sa poata fi elaborate instructiuni care sa poata fi assimilate in proportie de 100% si sa isi atinga scopul pentru care au fost emise.
Gestionarea tuturor documentelor ( generate de catre platforma sau incarcate, prin scanare, in structura acesteia) care au un termen de valabilitate prestabilit, in sensul emiterii de rapoarte care contin statusul fiecarui document, cu informarea referitoare la data expirarii, in functie de setarea platformei ( expira peste o saptamana, o luna, un an….)
intocmirea raportului zilnic in care vor fi regasite toate documnetele intocmite de lucratori si care au nevoie de aprobarea sefului ierarhic superior, prin aplicarea semnaturii electronice calificate, astfel incat acestea sa fie valide din punct de vedere juridic si sa produca toate efectele juridice stabilite de normele juridice care le reglementeaza
faciliteaza generarea oricarui document care are un continut prestabilit prin lege sau prin norme interne ale angajatorului faciliteaza organizarea si planifica de sedintele online, cu ajutorul modulului de videoconferinta
faciliteaza punerea la dispozitia institutiilor cu competenta de control, a tuturor documentelor solicitate, prin transmiterea catre cel care efectueaza controlul a unui cod de acces in cadrul platformei.
„Vom comenta pe larg modificariile legislative impreuna cu autoritatile in webinarul dedicat digitalizarii activitatii de securitate si sanatate in munca / resurselor umane ce urmeaza sa se desfasoare la mijlocul saptamanii viitoare pe platforma SSM.ro – declara C.E.O primei platforme de gestionare digitala a activitatii de Resurse Umane / Securitate si Sanitate in Munca / Prevenirea si Stingerea Incendiilor – SSM.ro”, a mai menționat Petrica Muresan.
Parteneri media ai evenimentului: newsbv.ro, eKRONomica.ro și Grupul FB Iubim Brașovul
Dacă apreciezi acest articol, te așteptăm să intri în comunitatea de cititori de pe pagina noastră de Facebook, printr-un Like!
